テレワーク導入でオフィスはどう扱うべき？運営形態や見直しを行う際の注意点を解説

テレワークが軌道に乗り、オフィスに人数分の固定席を確保しておく必要がないと感じる企業が増えています。都心の高い家賃のオフィスをこのままにしておいてもコストがかかるばかりです。一向に新型コロナウイルス収束の兆しが見えないからこそ、この時期にオフィスの形態を見直してみてはいかがでしょうか？

テレワークを導入した場合のオフィスの必要性

テレワークが軌道に乗り、オフィスに人数分の固定席を確保しておく必要がないと感じる企業が増えています。都心の高い家賃のオフィスをこのままにしておいてもコストがかかるばかりです。一向に新型コロナウイルス収束の兆しが見えないからこそ、この時期にオフィスの形態を見直してみてはいかがでしょうか？

新型コロナウイルスの感染防止対策、また、通勤電車やオフィスでの3密を避けるため、都心部の多くの企業では在宅勤務の導入が進んでいます。テレワークを導入した場合のオフィスの必要性

そもそもパソコンを使った業務がメインなら、インターネット環境さえあればテレワークが可能です。コミュニケーションにはオンライン会議やチャットツール、業務の進捗状況管理にはプロジェクト管理ツール、就労状況の確認には勤怠管理ツールなどが利用でき、テレワークでも業務の進行に大きな支障をきたすことはありません。

また在宅勤務の導入によって、通勤にかかる時間と労力が減らせるため、時間を効率的に使え、体の疲労も軽減されると好評です。

このように、テレワークの就労スタイルが確立した今、出社する社員が激減した都心のオフィスを、高い賃料を払って維持し続けることに疑問を持つ会社も増えてきています。

実際、一部のIT系企業や小規模なスタートアップ企業では、オフィス不要論も出ているほどです。すぐにオフィスをなくすまではいかなくとも、従来のオフィスを見直して規模を縮小する価値はあるといえます。

テレワークの導入にあたり考えられるオフィスの形態

テレワークとは、離れたところで働くという意味があります。現代では、インターネットを使い自宅やサテライトオフィスなどで、場所にとらわれない自由な働き方ができるようになりました。テレワークにおいてどのようなオフィス形態が考えられるか、いくつかの構成例を紹介します。テレワークの導入にあたり考えられるオフィスの形態

メインのオフィス ＋ 在宅勤務

自分が所属する会社のオフィスに出勤せず、自宅で会社の業務をこなすのが在宅勤務です。メインのオフィスとは、インターネットを使ったWeb会議やチャットなどのコミュニケーションツールを使ってやり取りします。

通勤する必要がないため交通費を削減できるのがメリットです。IT系の職種など、普段からパソコンを専門的に使う職種の人に向いている働き方です。

メインのオフィス + モバイルワーク

決められたオフィスに毎日出社するのではなく、場所や環境を特定しない柔軟な働き方がモバイルワークです。

訪問先の商談の席でパソコンやタブレットを使って会社のネットワークにアクセスしたり、移動中のカフェや図書館などで作業したりします。Wi-Fiやスキャナー、プリンターがあるコワーキングスペースやレンタルスペースなどを借りて作業することもモバイルワークの1つです。

メインのオフィス + サテライトオフィス

サテライトは英語で「衛星」や「人工衛星」という意味があり、サテライトオフィスとは、メインのオフィスから離れた場所に設置した小規模のオフィスを指します。

サテライトオフィスは、都市部や郊外、地方など、社員が使いやすい場所ならどこにでも設置可能です。支社のような機能を持つオフィスというよりも、あくまでも社員の利便性を考えた就労場所として提供します。

オフィスを持たずフルリモート化する

会社の経営陣含め、従業員全員がテレワーク可能な業務の場合、オフィスを持たない選択肢もあります。会社設立当初から決まったオフィスを持たずに、全員がフルリモートで働く企業もあるようです。

社員はそれぞれ、自宅やカフェ、シェアスペースなど業務を行うのに都合の良い場所をそれぞれ選んで働くことが可能です。宿泊を伴う出張や移動が多い場合、むしろ特定のオフィスを持つよりも効率がよく、労力も少ないといえます。

テレワークの導入でオフィスを見直す際の注意点

テレワークの導入によりオフィスの形態を見直す場合、どのような点に注意すべきかを紹介します。

ネットワーク環境

テレワークを導入するからには、オフィスや関係先と遠隔でつながるネットワーク環境が必要です。近年、モバイルワークで使用するパソコンやタブレットには、有線LANケーブルの差込口が搭載されていないものも増えています。

ノートパソコンが無線LANの接続に対応していない場合は、まず無線化してWi-Fi通信への環境づくりを行いましょう。また、外での無線通信の手段としては、公衆無線LANやWi-Fiスポット、またはスマホとのテザリングなどが挙げられます。しかし、これらの無線通信ではセキュリティが弱く、情報が漏洩する恐れがあります。そのため、無線に使用するネットワークやハード面のセキュリティの見直しも必要です。シンクライアントの運用やパソコンの紛失や盗難に備えて、リモートロックを設定するなど、徹底したセキュリティ対策を行い情報漏洩の防止に努めましょう。

しかし、これらの無線通信ではセキュリティが弱く、情報が漏洩する恐れがあります。そのため、無線に使用するネットワークやハード面のセキュリティの見直しも必要です。シンクライアントの運用やパソコンの紛失や盗難に備えて、リモートロックを設定するなど、徹底したセキュリティ対策を行い情報漏洩の防止に努めましょう。

コスト

テレワーク導入でオフィスの縮小を行えば、オフィスの賃料などのコストを削減できますが、一方で新たにかかるコストもあります。
たとえば、什器を必要な数だけ揃えたり、貸与するための端末を用意したりしなければなりません。新たにサテライトオフィスを借りる場合は毎月の費用も発生します。必要に応じてコミュニケーションシステムや勤怠管理ツールなどの導入費用もかかるでしょう。

しかし、国が推進しているテレワークを導入することで、国から出る助成金を活用することも可能です。特に東京都では手厚い助成制度を設けているので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

オフィスの場所

社員が自宅でも働けるようにすれば、結婚や出産、親の介護などで今まではやむなく退職していたベテラン社員の離職を防ぐことができます。優秀な人材を確保できることは会社にとっても有益であり、社員にとってもキャリアを積んだ業務を継続でき、一石二鳥です。

また営業職なら、担当エリア近辺にサテライトオフィスがあればより活動しやすくなるでしょう。このように社員の事情を考慮した就労場所を提供することで、ワークライフバランスを実現できます。この場合、それぞれの業務と目的に応じて、最適な場所を見極めることが大切です。

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