多様な働き方を実現する分散型オフィスとは？テレワークのための新たなオフィス

分散型オフィスの導入により、多様な働き方を実現できます。満員電車のストレスを減らし、子育て中でも働きやすくなるなど、社員のワークライフバランスの向上につながります。経費を削減し、有事でも事業を継続しやすいなど企業にもメリットがあります。

今回は分散型オフィスの種類、メリットや課題、将来性について基本的な情報を解説します。

分散型オフィスとは

分散型オフィスとは、文字通りワークスペースを分散するオフィスの運営形態を指す言葉です。なお、現在主流とされる一つの事業所で従業員が働く形態のことは集約型オフィスと呼びます。

従来のような集約型オフィスでは、従業員が全員同じ場所で仕事をしていましたが、分散型オフィスではさまざまな場所に分かれて業務を行います。

近年では新型コロナウイルス対策のため、リモートワークやお互いに距離を取るための対策に力を入れている企業もあります。

分散型オフィスの例

分散型オフィスには、「SOHO」、「サテライトオフィス」、「移動（モバイル）オフィス」などの種類があります。それぞれどのようなものか、メリットは何かについて以下に説明します。

サテライトオフィス

本社や本拠地から離れたところにあるオフィスで、支店・支社よりもより小規模のものを指します。位置によって、都市型、郊外型、地方型の三種類に分かれます。

都市型のサテライトオフィスは、駅近くなど交通の便利のいい場所に設けることができます。たとえば外回りの営業を終えた後、本社ではなくサテライトオフィスに戻ることで、移動時間や交通費の削減になります。

郊外型のサテライトオフィスの特徴は、ベッドタウンにあるため、通勤時間の短縮や育児・介護との両立がしやすいことです。家庭の事情による離職を減らし、人材の確保に役立ちます。賃料も都心より抑えられます。

地方型のサテライトオフィスは、BCP（事業継続計画）対策になり、地方にいる人材を活用できます。地方の雇用促進になるため、厚生労働省の支援や地方自治体の誘致があるのもメリットです。

SOHO

SOHOとは、「Small Office Home Office」の略です。パソコンやモバイルデバイスなどの情報通信機器を利用して、小さなオフィスや自宅で委託業務を行います。

物件を借りる場合、「事業用」と「居住用」とでは、契約が異なります。「居住用」ではなく「業務用」でオフィス物件を契約すれば、看板や表札を出せ、法人登記ができます。ただし、家賃も消費税の対象になることは注意してください。

SOHO向けに作られた物件もありますが、不特定多数の人が出入りする業務は、近隣の迷惑になるため不向きです。業務内容が問題ないか、契約前に確認しましょう。

移動（モバイル）オフィス

モバイル機器とインターネットを利用して、出張先や遠隔地を含め、オフィス外で業務する形態です。移動オフィスとして車も利用できます。

場所を選ばず、すぐに連絡を取れますし、柔軟な対応が可能です。オフィスや備品が不要になり、光熱費や交通費の削減にもつながります。地方での人材を確保や、休職している社員の早期復帰にも役立つしょう。

しかし、セキュリティの問題やコミュニケーション不足が起こりやすいため、防止策が不可欠です。

分散型オフィスで実現できること

分散型オフィスには、経費削減や移動時間の短縮、人材確保、BCP対策など多くの面でメリットがあります。特に注目したい点についてご説明します。

従業員の多様な働き方

都心にある集約型のオフィスでは、働き方は制約されてしまいがちです。

一方、分散型オフィスであれば、自宅近くで働けて、育児・介護をしながらでも仕事を続けやすくなります。サテライトオフィスに託児所を設けるなどの対策を取れば、利便性はより向上するでしょう。

移動オフィスも組み合わせると、働き方は一層自由になります。個人の状況に合った方法で働けるなら、優秀な人材を失わずに済みますし、優秀な人材が集まりやすくなります。

また、分散型オフィスでは、通勤時間や満員電車でのストレスが減るため、仕事の質の向上が期待できます。

トラブルや情勢の変化への柔軟な対応

BCP対策としても分散型オフィスは有用です。災害や病気の流行など、突然のトラブルや情勢の変化に見舞われた場合、本社しかなければ、事業が完全にストップする恐れもあります。東日本大震災以来、有事の際に業務をいかに早く復旧させられるかは重要な課題となっています。離れた場所にもオフィスがあれば事業を続けやすくなり、影響を最小限に抑えられるでしょう。

分散型オフィスに必要な準備

オフィスには、シェアオフィスやレンタルオフィスなどの種類があります。

シェアオフィスは、他社の人と同じ場所で働くタイプのオフィスです。集中しにくい要素の多い在宅勤務と異なり、生産性を維持しやすい環境と言えます。設備も整っており、コストを抑えやすいところがメリットです。

レンタルオフィスは個室を契約できるので、退社時にパソコンや書類を置いて帰っても問題ありません。法人登記や住所も利用できるところがメリットです。

コミュニケーション手段の確保

それぞれが異なる場所で仕事をするため、オンラインでの会議やチャットツールなどを利用して、こまめにコミュニケーションが取れるようにしましょう。ただし、モバイルオフィスやシェアオフィスなど周囲に他社の人がいる環境では特に、セキュリティの問題にも気を配ってください。

体制の再検討

業務内容を共有し、勤怠管理をするにも工夫が要ります。タスク管理ツール、ファイル共有ツール、CRM/SFA、勤怠管理システムなどを導入し、関係する人全員が使いこなせているかを確認します。

人事評価制度も、遠隔地で働く人が不利になるといった問題が起きないよう、基準を再検討する必要があるでしょう。

分散型オフィスの今後

多様な働き方を実現できる分散型オフィスですが、集約型オフィスにもメリットはあります。事業や部門によってどのようなオフィスが適しているかは異なるため、分散型オフィスと集約型オフィスを使い分けるのが賢明でしょう。

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