テレワークにおけるWeb会議の方法・ツール例や注意点を紹介

テレワークを導入する上で、重要となってくるのがコミュニケーションツールや会議ツールの存在です。

今回はテレワーク中のWeb会議をどのように行うかだけでなく、システムやツールの特徴、注意点などを詳しく解説していきます。

テレワークにおけるWeb会議の有用性

テレワークとは、遠隔を意味するteleと働くを意味するworkによる造語です。

職場以外の場所で仕事を行うテレワークを導入する際に重要となるのが、コミュニケーションや会議、報告をおこなう手段の確保です。個人がバラバラに自宅で仕事を行っているだけでは連携が取れませんし、従業員が疎外感を感じてしまうこともあるでしょう。

そうした事態を防ぐため、オンライン上で会議をおこなう手段がWeb会議です。Web会議を利用することで、テレワーク中でもネットワークを通じて複数の従業員と交流できるのです。

テレワークでWeb会議を実施する主な方法

インターネット回線とパソコンやスマートフォンなどの端末があればどこでも会議がおこなえるWeb会議には、大きく分けて2つの種類があります。

クラウド型のシステムで実施

クラウド型と分類されるのは、クラウドサービスを使用したWeb会議です。

クラウドサービスとは、ユーザーにインターネット上でサービスを提供する手法のことで、特定のソフトウェアやハードウェアの導入が不要であることが特徴です。

クラウドサービスでWeb会議を行うメリットは、提供している業者と契約をすればすぐに利用できることや、サーバー管理やセキュリティ対策もすべて提供業者が行ってくれるという点です。しかし、細かいカスタマイズが出来ないなどのデメリットもあります。

オンプレミス型のシステムで実施

オンプレミス型では、クラウド型と違って自社でサーバーを構築、管理しその中でWeb会議システムを運用していきます。

サーバーを構築する費用や人員などがかかるため、初期投資費用がクラウド型よりも大きくなります。また、ノウハウがなかった場合は導入までの期間も長くなってしまうでしょう。

しかしクラウド型よりも拡張性に優れているほか、自社ネットワークで完結させた場合はネットワーク速度を安定させやすくなり、会議中のカクつきを減らせるなどのメリットもあります。また、外部に情報を共有しないので、情報流出などのリスクも減少できます。

テレワークのWeb会議に利用できるツールの例

テレワーク中にWeb会議を導入することになった際、どのツールを導入すればよいか迷っている方に向けて、それぞれのツールの特徴を紹介していきます。

Zoomミーティング

Zoomとは、アメリカ合衆国のZoom Video Communications社が提供しているWeb会議ツールです。

どこからでも、どんな端末からでもWeb会議をおこなえるとしていて、基本のWindowsやMacOSからUbuntuやArchLinuxなど幅広いOSに対応しています。ビデオ会議システム業界でのシェアも大きいツールです。

多人数での会議も可能で、最大で1000人が同時接続できるようになっています。バーチャル背景機能なども実装されており、会議中に背景画像をアップロードした画像に変更することが可能で、多くの企業やサービスがこれに対応した画像を配布しています。

Google ハングアウト

世界最大級のIT企業であるGoogle社が無償で提供しているコミュニケーションツールがGoogleハングアウトです。

最大10人で無料ビデオ通話ができるビデオハングアウトといった機能や、グループチャット機能が搭載されています。Googleハングアウトの利点となるのは、Google社が提供する他のクラウドサービスなどを並行して利用できる点です。遠く離れたところにいる従業員と共同で資料作りなどを行うことができます。

LiveOn

ジャパンメディアシステム株式会社が提供する日本産のツールがLiveOnです。

高品質、高機能、簡単操作をうたっており、独自の技術による高音質化が特徴です。また、資料を共有できたりセキュリティ対策もしっかりしているなどの利点があります。

テレワークでWeb会議を実施するときのポイント

システムやツールを導入した後も、テレワークでWeb会議を実施する前に確認したい注意点があります。

会議を実施するための環境を整える

一番の注意点となるのは環境です。マイクやヘッドホンなどの機材だけでなく、周囲の環境にも気を配る必要があるのです。

例えば自宅で行う場合には、音が漏れて近所迷惑になっていないかを確認し、子どもが突然写り込んでしまわないように事前に伝えておきましょう。

背景を画像に変える方法も有効ですが、社外とのやり取りの際に背景が画像であったり生活感のある様子が見えると失礼になってしまいます。そのため、しっかりと環境を整えてから会議に臨むことが求められます。

会話の進め方に気をつける

Web会議は複数人でおこなうだけでなく、場合によっては画質や音質の遅延が発生するので、誰が意見を述べているのか不明瞭になる場合があります。そのため、誰が誰にどのような話をしているのかというのをはっきりとさせ、遅延があると感じた場合にはすぐにそれを伝えてやり取りの内容を明確にしましょう。

セキュリティに注意する

社外に情報が流出しないように、セキュリティ対策もしっかりとおこなう必要があります。ツール側のセキュリティ対策に依存せず、信頼度の低いアクセスポイントを利用しないなど、自分のPCでも最低限の対策をとるのがマナーです。

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