テレワークを導入するなら知っておきたい注意点を紹介

昨今、テレワークという言葉は、完全に市民権を得たと言えるでしょう。ですが、詳細はあまり知られていないかもしれません。

この記事ではテレワークの定義、メリット、注意点やそれに対する解決策などを解説しています。また、テレワークに適した賃貸物件「ビジネスレジデンス」も紹介しているので、ぜひご検討ください。

 

そもそもテレワークとは?

「tele(遠距離)」と「work(働く)」という言葉を掛け合わせた造語で、ICT(情報通信技術)を駆使して、時間や場所に捉われずに働くスタイルのことです。

在宅勤務と混同されがちですが、在宅勤務はテレワークの一種に過ぎません。移動中や出先で行うモバイルワーク、所属オフィスとは別の施設を利用したサテライトオフィスでの勤務も、テレワークに含まれます。テレワーク=「遠隔勤務」と考えるのが正しいでしょう。

 

テレワークを導入する意味

テレワークのメリットは少なからずあります。どのような点が挙げられるでしょうか?

通勤時間や負担の削減

大都市の通勤ラッシュは、ビジネスパーソンにストレスを与え続けてきました。テレワークはそれを劇的に解決する方法として注目されています。移動時間を大幅にカットできるため、従業員はワークライフバランスを取りやすくなります。

 

人材の確保

育児や介護のために仕事を断念している人でも、テレワークなら就労が可能になるかもしれません。結婚・出産や、配偶者の転勤による離職を減らす効果もあるでしょう。少子高齢化による労働力減少の解決にも貢献する可能性を秘めています。企業にとっても優秀な人材の発掘、流出防止につながります。

 

非常時におけるリスクの削減や分散

新型コロナウイルスの蔓延が、図らずもテレワークを一気に広めることとなりました。密状態を回避する対策として、導入に踏み切った企業は多くあります。
東日本大震災発生時の混乱も、記憶に新しいところです。帰宅難民という言葉が生まれ、その後も公共の交通機関が元に戻るまでは、多くの人が通勤に不自由を強いられました。

台風や大雪などの荒天時には、リスクを冒してまで出勤する必要があるのかという議論が、度々なされています。テレワークが一般的になれば、こうした問題も減少するでしょう。

地方にサテライトオフィスを持つなど広範囲のテレワークならば、災害の被害が大きい地域で滞った業務を、他の地域でカバーするといったことも可能です。

 

コストの削減

都心部のオフィスの維持には相当の費用が掛かりますが、代わりに地方の施設や個人の家を活用することで、コストカットも可能です。

大都市に集中していた機能を地方に分散させれば、地域活性化にもつながります。都心部では従業員の通勤が長時間に及ぶことも少なくありません。そのような通勤手当に掛かるコストも減らせます。

 

テレワークを導入するにあたっての注意点

テレワークは多くのメリットをもたらしますが、注意点もあります。以下の点について確認しておきましょう。

 

リスクや課題について理解する

テレワークは、従来のように直接顔を合わせて働く機会が極端に少なくなります。業務の実態が見えにくくなるので、成果や労働時間の管理の方法を見直す必要があるかもしれません。

コミュニケーションも不足しがちです。何気ない会話にはチームの結束を強める側面もありますが、そのような機会が失われやすくなります。同じ空間にいれば一声かけるだけで済む用件でも、メールやチャットを利用しなければならないため、意思疎通しにくく感じるかもしれません。

 

本格的な実施前の試行ができるようにする

綿密な計画を練ったとしても、いざ実施すると思わぬトラブルが起きるものです。

最初から全面的な導入に踏み切ってしまうと、混乱は必至でしょう。望ましいのは、地域や業務内容などで区切る段階的な実施です。または、少数の希望者から、または週に1日から始める方法もあります。

しかしシステム面においては、後付けでは不具合が生じやすいので、最初から全体を考慮した網羅的な構築が求められます。

 

時間の管理方法を労使で共有する

特に在宅勤務者の多くから、オンとオフの境界線が分からなくなるという声が上がっています。いつからいつまでを勤務時間とするのかを明確にして、労使で認識を共有すべきでしょう。

管理者側も、勤怠管理ツールを利用したり、PCログを確認したりすることで、一人ひとりの稼働時間を把握する必要があります。

 

評価方法の見直しを検討する

人目に触れないところで働いていると、ルーズになってしまうこともあるでしょう。管理者は業務がしっかりと遂行されているかどうか、目を配る必要があります。

完全なテレワークにする場合は特に、労働時間や成果だけでなく、そこに至るまでのプロセスも評価するための新しい評価方法を構築する必要があるかもしれません。週1~2日程度の限定的な実施の場合は従来通りでもそれほど問題ないでしょう。

 

費用負担などについて就業規則で規定する

業務用の端末はもちろん、モニターやキーボードといった周辺機器、消耗品などにかかる費用も、従業員には気になる要素です。

後々のトラブルを防ぐためにも、こうした費用に関することは、就業規則でしっかりと規定しておくべきです。パソコンや周辺機器は会社のものを貸している場合が多いようです。通信費や光熱費を、手当てとして支給している企業もあります。

十分にコミュニケーションを取れる仕組みを構築する

基本的に業務上最低限のやり取りになりがちなので、孤独感を感じてしまう人もいるようです。普段のコミュニケーションが少ないと、業務上必要なことでも言い出しにくくなる恐れがあります。

必要なweb会議以外にも、ミーティングや交流の場を設けましょう。他の従業員が今何をしているか分かる仮想オフィスの利用も検討できます。

 

セキュリティリスクへの対策を講じる

それぞれの場所に、業務を遂行できる環境を作らなければなりませんが、ただ単に端末を支給すればいいという話ではありません。企業側にはセキュリティソフトの導入などが求められます。WEB会議システムの初期設定にも注意してください。

また、カフェなど公共の場で機密事項を扱わないこと、無料Wi-Fiの使用に関する注意、USBやパスワードの管理など、従業員への周知が必要な点も多くあります。

 

テレワークを導入するなら「ビジネスレジデンス」を検討

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