オフィスの移転の流れを解説！期間の目安やするべきことは？

オフィス移転には多くの時間と労力が必要です。移転時にはさまざまな手続きや各所への連絡など煩雑な作業が発生しますが、引っ越しのプロセスやポイントを理解して行動すれば問題なく移転できます。

今回は移転をスムーズに行うために必要なことや移転の流れ、どういった点に注意すればよいかを解説します。

オフィス移転の期間目安

オフィス移転ではやるべきことがたくさんあります。きちんと計画を立てることで、スムーズに移転を完了できます。

一般的に、オフィス移転にかかる期間は約6ヶ月程度とされています。移転日から逆算して現オフィスの解約から移転までのスケジュールを立てていきます。

オフィス移転の流れ

流れはオフィスによって多少異なります。ここではごく一般的な例をご紹介します。

移転の目的やイメージを設定する

まず、移転のスケジュールを立てます。このとき移転の目的をはっきりとさせておくことが大切です。現オフィスの問題点をあげ、それを解決できる物件を探すという方法がよいでしょう。

移転に際して、計画段階でオフィスレイアウトも考えておくとよいでしょう。どのようなオフィスにしたいのか、イメージを明確にします。動線を意識しながらレイアウトを作っていくと、作業の効率化を図れます。

現オフィスの解約や原状回復について確認する

まずは契約を確認し、いつまでに解約通知を行えばよいか見ておきましょう。一般的なオフィスビルでは解約通知を3～6ヶ月前までに出さなければなりません。

これを怠ると契約が成立せず、スケジュール通りに計画が進まずに移転が遅れてしまいます。多くのオフィスでは6ヶ月前となっていますが、オフィスによってはそれ以上前の場合もあります。まずはきちんと確認をしておきましょう。

指定業者が決まっていない場合は、工事業者を探さなければなりません。原状回復は基本的に民法で「明け渡しの期日まで」に行うとされています。業者と相談して、期日に間に合うようにスケジュールを立てていきます。一般的には移転の2ヶ月前を目安に工事の依頼をします。

また、トラブルを避けるために相見積もりを比較検討する際は単に金額の違いを見るだけでなく、どのような費用内訳になっているのか、どの工程が入っていてどれが入っていないのか、をきちんと確認する必要があります。そのため見積もりはオフィス移転一式の金額で比較するのではなく、必ず詳細を記載してもらい比較するようにしましょう。

また引っ越し直後も、照明や空調がつかない、デザインしていたレイアウトを急きょ変更せざるを得なくなったなど、想定外の事態への対応をお願いすることも考えられます。そのため、移転にともなうアフターフォローがしっかりしているかどうか、業者のサポート体制も見積もり時に確認しましょう。

新しいオフィスを決める

移転の目的を軸に現オフィスの問題点を改善できる物件にしましょう。新しいオフィスを決める際は、立地、家賃、コスト、設備などを考慮します。ただし全ての条件を満たす物件はなかなか見つからないため、優先度の高い条件を不動産屋に伝えておくとよりスピーディに見つけやすくなるでしょう。

鍵の管理方法、週末や夜間、早朝などの入館方法も確認しておく必要があります。またエアコンについては空調ゾーニングがどうなっているか、セントラル空調か個別空調かも確認します。セントラル空調の場合、ビルによっては週末には有料になってしまうところもあります。

そのほか、電気容量、電話回線数、よく使用する銀行や郵便局などの所在地、ビルの使用可能時間なども確認が必要です。また主要取引先へのアクセス、駐車場の有無とその賃料も確認しておきます。

レイアウトについて計画する

現オフィスの改善点を意識して、より快適なオフィスになるように計画しましょう。まずは外来者と社員のエリア、社員だけのエリアの2ゾーンに分けます。そのうえで社員の人数を考慮し、個室の数や動線について検討します。どのようなレイアウトがよいかは事務所によって大きく異なります。専門の業者と一緒に考えると今まで気が付かなかった点を指摘してくれたり、プロの目線からよいアドバイスをもらうことができるでしょう。無駄や漏れのない使いやすいデザインにすることが大事です。

必要な什器・備品を洗い出す

荷物の量でも引っ越し費用は変わってきます。現オフィスから運ぶ場合、どの程度什器を運ぶのか考えるのも、費用を抑えるために必要です。そのために、あらためて必要な什器・備品を洗い出す必要があります。現オフィスから運びこむのか、新しく発注するのか、またリースにするのかもそれぞれ決めていきます。

大きなものではソファや椅子などの応接セット、カウンター、長テーブル、金庫、コピー機やシュレッダー、ロッカー、ホワイトボード、パーティション、収納キャビネット、固定電話機といった基本的な什器などに加え、細かいものでは来客用カップなどの食器類、コーヒーメーカー、冷蔵庫、掃除用品などもあります。一方で、廃棄物リストの作成や処分方法の確認も必要です。

依頼業者を選定する

どんな内容に対応してくれるのかを確認して業者を選びます。引っ越し業者選びでは、複数の業者に見積もりを依頼するとコストを抑えられます。移転だけでなく、新オフィスの工事や原状回復を行ってもらう業者も選びましょう。

賃貸借契約書にどの程度原状回復すればよいか記載があるので確認しておきます。原状回復業者に関しては、レイアウトを計画する段階で選んでおくこともできます。

移転の準備をする

書類の届け出やNTTの手続き、社内での整理など、やるべきことが多いため、あらかじめチェックリストを作っておくと漏れやダブりがありません。

移転の際には、官公庁やNTTに住所変更に関する書類の提出などがあります。移転前に、必要な公的手続きの準備をしておきましょう。電気や通信関係の工事の手配も必要です。インターネット工事には約1ヶ月程度かかるため、できるだけ早めに連絡することが重要となります。

社内での準備は、社内告知、今までの書類やデータの管理、関連するマニュアル作成、社員に対する説明を行います。関係各所には移転後の住所や電話番号などを、2週間前を目安に連絡します。パンフレットなどの対外的な書類、封筒などは新住所に差し替えて再印刷したり、住所シールを作成しておきます。

移転する

移転の際には立ち会います。移転が完了したら、すぐに官公庁やNTTの必要な手続きを忘れずに行います。ホームページに記載している住所の変更も必要です。移転を終えたら旧オフィスの原状回復に取り掛かります。

新しいオフィスには「ビジネスレジデンス」の検討を

最近では コロナの影響でテレワークを導入する企業も増えています。しかし、自宅やホテルで仕事をするとなると、機材がそろっていない、家族がいて集中できないといった問題が出てきます。そういった場合はビジネスレジデンスを利用するという方法もあります。

ビジネスレジデンスとは、完全個室、ワークデスク・チェア完備、テレワークセット無料レンタル、データ制限なしの高速Wi－Fi、完全非対面で手続き可能という新しいオフィスの形です。家具家電もついており、サテライトオフィスとしても利用できます。

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